Mietin pitkään kirjoittaisinko ollenkaan tästä aiheesta. Tässä maailmanhetkessä tuntuu, että sana tehtävänanto ja käskynanto ovat punaisia vaatteita osalle ihmisistä. Kaikensortin holokratiakokeilut päätyvät ennenaikojaan epäonnistumiseen ja siksi aiheesta on mielestäni tärkeää kirjoittaa. Hyvinvoivan työpaikan yksi merkki on se, että kaikki tietävät mitä pitäisi tehdä ja mitä heiltä odotetaan. Toisin sanoen parempi johtaminen tekee työstä kaikille mieluisempaa.
Koska katson tämän asian olevan yksi tärkeimmistä esimies- ja johtamistyön osista, päätin että kirjoitan siitä näkemykseni.
Tehtävänanto vai käsky?
"Kyllähän jokainen nyt osaa antaa tehtävän! Sanot vaan mitä pitää tehdä!"
Kuitenkin kun sitten katsot miten hyvin työntekijät yleisesti voivat ja millaista palautetta esimiehestään antavat, todellisuus on kovin toisenlainen. Tehtävänanto on yksi tärkeimpiä, mutta samalla ylivoimaisesti huonointen osattuja asioita suomalaisessa yrityselämässä.
Jokainen kuvittelee antavansa selkeitä hyviä tehtäviä, mutta kun katsotaan puhtaasti tuloksia jota niistä saadaan aikaiseksi niin totuus on hyvin toisenlainen.
Heti kun käytetään sanaa käsky, vastaanottajilla alkaa pyörimään päässä kliseiset sotaelokuvat ja niiden kohtaukset huutamalla käskyjä antavista upseereista.
Sinällään riittävä äänenkäyttö on jopa suotavaa, mutta muuta todellisuuteen pohjautuvaa näissä mielikuvissa ei sitten oikeastaan olekaan.
Jos et usko, suosittelen että otetaan nopea vilkaus jääkärijoukkueen käsikirjaan:
Johtamistoiminnassa on tärkeää käskeä selkeät tehtävät, tavoitteet ja aikamääreet ja vaatia ilmoitukset annettujen tehtävien suoritusvaiheesta, jotta johtaja kykenee ylläpitämään tilannetietoisuuden joukkonsa suorituskyvystä ja mahdollisuuksista täyttää voimassa oleva tehtävä
Isossa kuvassa armeijan käskynanto onkin hämmästyttävän tarkasti hyvää tehtävänantoa mukaileva.
Pyrin seuraavaksi avaamaan oman näkemykseni siitä, millainen on hyvä tehtävänanto ja mitä asioita siinä pitäisi huomioida.
Mitä hyvä tehtävänanto pitää sisällään?
Jokainen hyvä tehtävänanto pitää sisällään pääsääntöisesti seuraavat asiat. Kenelle tehtävä annetaan, tarvittava konteksti, tehtävä & tavoite, suorituksen reunaehdot ja rajoitukset, varmistus että asia on ymmärretty samalla tavalla.
1. Kenelle tehtävä annetaan
Kun tehtävää annetaan, on äärimmäisen tärkeää varmistaa että kerrot kenelle tehtävä annetaan. Tämä ehkä kuulostaa ilmiselvältä (varsinkin jos tilanteessa on vain sinä ja alaisesi), mutta kun paikalla on enemmän porukkaa (esim johtoryhmä) asia onkin yllättäen vaikeampi.
Applella henkilöstä, jolle tehtävä (ja siitä vastuu) annetaan käytetään nimitystä DRI, Directly Responsible Individual. Pidän itse tästä termistä siksi, että se kertoo yksiselitteisesti kuka on vastuussa mistäkin. Kun nyt puhutaan vastuusta ja tehtävistä, on syytä muistaa että vastuu tehtävästä ei tarkoita sitä että henkilö on vastuussa tehtävän suorittamisesta yksin. Tehtävää annettaessa määritetään tyypillisesti reunaehdot ja rajoitukset, joissa tähän tulee tarkennuksia (ks. kohta 4).
Ennen kuin annat tehtävän, on sinun syytä varmistaa että tehtävästä vastuussa olevalla on sekä tarvittavat resurssit (tarpeeksi aikaa, ihmisresurseja ja rahaa) että tarvittavat tietotaidot tehtävästä suoriutumiseen.
Hyvään johtamiseen tietysti kuuluu myös arvioida hyvissä ajoin että henkilö jolle tehtävä annetaan on sellaisessa tilassa (mieliala, kuormitus, jaksaminen jne) että voi olettaa toisen suoriutuvan asiasta ilman että se aiheuttaa kohtuutonta kuormitusta muun tilanteen huomioiden.
2. Tausta / konteksti (syyt)
Tehtävänanto ei tarkoita, että vastaanottajalle annetaan yksityiskohtainen sepustus MITEN asia pitää suorittaa.
Jotta työntekijä voisi käyttää tehtävän suorittamiseen omaa harkintakykyään, osaamista ja kokemusta, tarvitsee kuitenkin hänelle antaa tehtävässä onnistumisen kannalta olennainen ja tarvittava tausta ja konteksti.
Käytännössä tämä tarkoittaa että taustoituksen pitäisi vastata kysymykseen miksi tehtävä annetaan ja minkä takia se on yritykselle / tiimille / asialle tärkeä tai merkityksellinen.
Tehtävään on helpompi sitoutua, kun tietää sen syyt. Toisin sanoen tehtävän taustoitus auttaa ihmistä hahmottamaan sen merkityksen ja auttaa siten ihmistä navigoimaan oikein etsiessään ratkaisua tehtävään.
Mikäli tarvittavaa kontekstia ei anneta, tuntuu tehtävä helposti ihmisestä irralliselta ja merkityksettömältä. Tämä on omiaan ruokkimaan merkityksettömyydentunnetta, joka on tämän päivän ymmärryksen ja tiedon valossa huonoksi työntekijälle ja sitä myöden koko työyhteisölle.
3. Varsinainen tehtävä ja tavoite
Varsinainen tehtävä pitäisi olla yksiselitteinen ja tiiviisti kerrottu. Varsin usein polveilevat ja monilauseiset tehtävät ovat vain merkki siitä että tehtävän antaja ei ole viitsinyt miettiä asiaa läpi perusteellisesti. Tehtävä pitäisikin siis kirjoittaa niin lyhyeksi kuin mahdollista, muttei kuitenkaan lyhyemmäksi. Vaikka usein tehtävät annetaan suullisesti, olen sitä mieltä että mikäli asialla on yhtäänkin suurempi merkitys, tehtävä pitäisi aina antaa myös kirjallisesti epäselvyyksien välttämiseksi.
Tehtävä tarvitsee aina tavoitteen. Aukikirjoitettu tavoite ja mittari millä siihen pääsemistä mitataan, auttaa määrittämään tehtävässä onnistumisen niin selkeäksi että tehtävään voidaan ryhtyä. Tavoitteen tulisi olla yksiselitteinen ja mittarin kuuluu mitata tavoitteeseen pääsyä (ei siis vain eforttia).
On äärimmäisen tärkeää tiedostaa, että valtaosassa tilanteita tehtävä ei sisällä ohjeistusta tai määräystä miten tehtävä suoritetaan - se on ihmisen oman harkinnan, osaamisen ja yrityksen sääntöjen ja käytänteiden mukaan valittavissa. Liian pilkuntarkkojen ohjeiden antaminen tuntuu mikromanageeraamiselta ja demotivoi ihmistä.
Poikkeuksena yrityksissä on tietysti toiminteet, joita säätelee laki (HR, sopimukset, talous).
4. Reunaehdot / rajoitukset jonka puitteissa tehtävä tulee suorittaa
Valtaosassa työtehtäviä yksi keskeinen vaatimus on soveltamiskyvykkyys. Aniharvaa asiantuntijatyötä voi piirtää yksiselitteisiksi prosesseiksi joita ihminen sitten konemaisesti toistaa.
Työntekijällä on siis itsenäisesti vastuu löytää oikeat tavat toteuttaa tehtävä. Sitä varten on syytä tehtävänannossa määritellä reunaehdot ja rajoitukset, joiden puitteissa tehtävä pitää suorittaa.
Tyypillisesti nämä reunaehdot ovat aikaa, rahankäyttöä ja resurssienkäyttöä koskevia. Näistä varsinkin tehtävälle määritetty aikaraja on äärimmäisen tärkeä.
5. Varmistus siitä että kaikki ymmärtäneet asian
Hyvä tehtävänanto loppuu aina siihen, että tehtävä antanut taho varmistaa että asia on ymmärrettä molemmin puolin samalla tavalla. "Luottamus hyvä, kontrolli parempi" pätee tässäkin asiassa.
Varmistamisen voi tehdä kysymällä muutamia tehtävää koskevia asioita, tai pyytää ihmistä omin sanoin kertaamaan mitä osia hän tehtävässä näkee, mikä on tehtävässä tärkeintä tai miten hän tehtävää meinaa alustavasti lähteä suorittamaan.
+ 6. Varmista ja varmista: Kun tehtävää suoritetaan, on syytä seurata tehtävän etenemistä ja ottaa ajoissa jonkinsortin asian läpikäynti. Tämä antaa mahdollisuuden seurata miten työntekijä on tehtävän hahmottanut sekä tarjoaa mahdollisuuden korjaaviin ohjeisiin.
Hyvän käskyn / tehtävänannon piirteitä:
Yksiselitteisiä
Tehtävän pitäisi olla aina luonteeltaan yksiselitteinen. Tehtävää ei pitäisi ikinä pystyä tulkita useammalla kuin yhdellä tavalla. Mikäli tehtävä ei ole yksiselitteinen, et voi vaatia työntekijältä haluamiasi tuloksia.
Koska ihmiset näkevät asioita omien linssiensä kautta (kokemus, tausta, koulutus, jne), on syytä aina olettaa ettei ole tullut ymmärretyksi oikein. Tämä oletus tietenkin tarkoittaa sitä, että varmistat asian muutaman kerran.
Lyhyt
Tehtävänannon pitäisi aina olla muodoltaan mahdollisimman lyhyt ja tiivis. Mitä pidempi tehtäväanto on, sitä varmemmin sitä ei hahmoteta oikein. Tyypillisesti pitkät tehtävänannot kertovat myös siitä, että tehtävänantaja ei ymmärrä itse asiaa tarpeeksi syvällisesti.
Toteuttamiskelpoinen
Kuulostaa ilmiselvältä, mutta annettujen tehtävien pitäisi olla toteuttamiskelpoisia: toisin sanoen asioita joiden onnistuneeseen suorittamiseen pitää olla enemmän kuin pelkkä teoreettinen mahdollisuus.
Toteuttamiskelpoisuutta arvioitaessa kannattaa etenkin miettiä onko asia toteuttamiskelpoinen haluamassasi aikaikkunassa (ottaen huomioon työntekijän muut työtehtävät ja kuormituksen).
Enemmän vuoropuhelua kun yksinpuhelua
Vaikka tehtävänanto kuulostaa tässä enemmän yksinpuhelulta kuin vuoropuhelulta, se on mitä suurimmassa määrin vuoropuhelua. Tehtävänannon kohdat 1-4 ovat läpikäytäviä asioita ja kohta 5, Varmistaminen, pitäisi olla enemmän keskustelua kuin pelkkä kysymys toiselle.
Usein on myös heti syytä varata seuraava välitsekkaus asiaan. Suosittelen itse että välitsekkauksen ottaa melko pian tehtävänannon jälkeen, jotta jo alussa voidaan varmistua että homma lähtee oikeille urille.
Mitä ajatuksia herättää? Entä mitä lisäisit / muuttaisit?
